Verfügbarkeit: Praxisbuch IT-Dokumentation | Technische Universität München

Praxisbuch IT-Dokumentation: vom Betriebshandbuch bis zum Dokumentationsmanagement – die Dokumentation im Griff

Gespeichert in:

Bibliographische Detailangaben
Beteiligte Personen:	Reiss, Manuela (VerfasserIn), Reiss, Georg (VerfasserIn)
Format:	Buch
Sprache:	Deutsch
Veröffentlicht:	München Hanser [2016]
Ausgabe:	2. Auflage
Schlagwörter:	Informationstechnik Projektdokumentation IT-Betrieb IT-Dokumentation IT-Notfallhandbuch IT-Organisation IT-Projekte Strukturierung Tools
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ISBN:	9783446445994 9783446448377

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adam_text	INHALT VORWORT ................................................. XI 1 ANFORDERUNGEN AN DIE IT-DOKUMENTATION............................................ . 1 1.1 WAS HEISST COMPLIANCE?............................................................................................. 2 1.2 BRANCHENUEBERGREIFENDE ANFORDERUNGEN AN DIE IT-DOKUMENTATION ....................... 3 1.2.1 HANDELSGESETZBUCH (HGB) ............................................................................ 4 1.2.2 AKTIENGESETZ (AKTG) UND GMBH-GESETZ (GMBHG)....................................... 6 1.2.3 GESETZ ZUR KONTROLLE UND TRANSPARENZ IM UNTERNEHMENSBEREICH (KONTRAG)....................................................................................................... 7 1.2.4 ABGABENORDNUNG (AO) ................................................................................. 8 1.2.5 GRUNDSAETZE ORDNUNGSGEMAESSER DV-GESTUETZTER BUCHFUEHRUNGSSYSTEME (GOBS)............................................................................................................ 8 1.2.6 GRUNDSAETZE ZUM DATENZUGRIFF UND ZUR PRUEFBARKEIT DIGITALER UNTERLAGEN (GDPDU)......................................................................................................... 11 1.2.7 GRUNDSAETZE ZUR ORDNUNGSMAESSIGEN FUEHRUNG UND AUFBEWAHRUNG VON BUECHERN, AUFZEICHNUNGEN UND UNTERLAGEN IN ELEKTRONISCHER FORM SOWIE ZUM DATENZUGRIFF (GOBD).................................................................... 12 1.2.8 SARBANES-OXLEY ACT (SOX) ............................................................................ 14 1.2.9 EU-RICHTLINIE/BILMOG................................................................................... 15 1.2.10 BUNDESDATENSCHUTZGESETZ (BDSG)................................................................ 15 1.2.11 TELEMEDIENGESETZ (TMG) ............................................................................. 20 1.3 ANFORDERUNGEN AUS BRANCHENSPEZIFISCHEN VORSCHRIFTEN......................................... 22 1.3.1 IT-SICHERHEITSGESETZ ..................................................................................... 22 1.3.2 ENERGIEWIRTSCHAFTSGESETZ (ENWG)................................................................ 23 1.3.3 COMPLIANCE-ANFORDERUNGEN DER CHEMIE-, PHARMA-, GESUNDHEITS- UND LEBENSMITTELBRANCHE..................................................................................... 25 1.3.4 COMPLIANCE-ANFORDERUNGEN FUER FINANZDIENSTLEISTER ................................... 25 1.4 WAS PRUEFEN WIRTSCHAFTSPRUEFER UND REVISOREN? ........................................................ 28 1.4.1 LAHRESABSCHLUSSPRUEFUNG ............................................................................... 29 1.4.2 PRUEFUNGEN DURCH DIE REVISION...................................................................... 32 1.4.3 PRUEFUNG DER VERFAHRENSDOKUMENTATION ...................................................... 34 1.4.3.1 AUFBAU UND INHALT EINER VERFAHRENSDOKUMENTATION ..................... 34 1.4.3.2 ALLGEMEINE DOKUMENTATIONSANFORDERUNGEN ................................... 36 1.5 DOKUMENTATIONSANFORDERUNGEN IN OESTERREICH UND IN DER SCHWEIZ ...................... 38 1.5.1 DOKUMENTATIONSRELEVANTE REGULARIEN - SCHWEIZ ..................................... 38 1.5.2 DOKUMENTATIONSRELEVANTE REGULARIEN - OESTERREICH ................................... 43 1.6 RELEVANTE NORMEN UND STANDARDS .................................. 48 1.6.1 NORMIERUNGSORGANISATIONEN ...................................................................... 49 1.6.2 NORMEN UND STANDARDS IM BEREICH INFORMATIONSSICHERHEIT ..................... 52 1.6.2.1 ISO 27001 ........................................... . .......................................... 52 1.6.2.2 STANDARDS DES BUNDESAMTS FUER SICHERHEIT IN DER INFORMATIONSTECHNIK (BSI) .............................................................. 56 1.6.3 NORMEN UND STANDARDS IM BEREICH NOTFALLMANAGEMENT ....................... 59 1.6.4 WEITERE NORMEN MIT RELEVANZ FUER DIE IT-DOKUMENTATION ......................... 60 1.7 ZUSAMMENFASSUNG............................................................................... 62 2 STRUKTURIERUNG EINER GANZHEITLICHEN IT-DOKUMENTATION..................... 65 2.1 SERVICES, PROZESSE, SYSTEME - WAS MUSS DOKUMENTIERT WERDEN? ......................... 66 2.1.1 KOMPONENTEN EINES SERVICEORIENTIERTEN IT-BETRIEBS ................................. 66 2.1.2 DOKUMENTE UND AUFZEICHNUNGEN .............................................................. 70 2.2 BAUSTEINE EINER GANZHEITLICHEN IT-DOKUMENTATION . .............................................. 71 2.2.1 BETRIEBSDOKUMENTATION .......................................... 73 2.2.2 NOTFALLDOKUMENTATION .......... . ..................................................................... 76 2.2.3 PROJEKTDOKUMENTATION ........ . .............................. 78 2.3 RAHMENDOKUMENTE ................................................................................................. 80 2.3.1 RAHMENDOKUMENTE BILDEN DIE KLAMMER ........................... 80 2.3.2 TYPISCHE RAHMENDOKUMENTE IM UEBERBLICK........................... 81 2.3.2.1 IT-KONZEPT ....................... 84 2.3.2.2 IT-RISIKOHANDBUCH ............... 85 2.3.2.3 LEITLINIE UND RICHTLINIEN ZUR INFORMATIONSSICHERHEIT.................. 66 2.3.2.4 DOKUMENTATIONSRICHTLINIE .............................................................. 87 2.3.2.5 G LOSSAR........................................................................................... 88 2.3.2.OE NAMENSKONVENTIONEN.................................................................... 88 2.4 ABGRENZUNG ZUR TECHNISCHEN DOKUMENTATION . .................................. 90 2.5 ZUSAMMENFASSUNG .......................................... 93 3 IT-BETRIEBSDOKUMENTATION................................................................... 95 3.1 STRUKTURIERUNGSMODELL FUER DIE IT-DOKUMENTATION................................................. 96 3.1.1 EINFUEHRUNG IN DAS STRUKTURIERUNGSMODELL ..................... 97 3.1.1.1 EINFACHE UMSETZUNG DANK STUFENMODELL ................ ..................... 97 3.1.1.2 STUFENBEZOGENE DOKUMENTATIONSANFORDERUNGEN ......................... 99 3.1.2 GEBRAUCHSANWEISUNG FUER DIE NUTZUNG DES STRUKTURIERUNGSMODELLS . . . 101 3.1.3 IT-SERVICEMANAGEMENT AUF BASIS VON ITIL . .............................................. 106 3.1.3.1 ITIL IM UEBERBLICK ........................................................................ 106 3.1.3.2 TYPISCHER ABLAUF EINER ITIL-EINFUEHRUNG ................................. 107 3.2 DIE SYSTEMDOKUMENTATION BILDET DIE B ASIS ............................................................ 111 3.2.1 STRUKTURIERUNG DER SYSTEMAKTEN ................................................................ 111 3.2.1.1 HARDWARESYSTEME ......................................................................... 112 3.2.1.2 SOFTWARESYSTEME........................................................................... 114 3.2.1.3 NETZWERKKOMPONENTEN ................................................... 117 3.2.1.4 INFRASTRUKTUR................................................................................... 118 3.2.1.5 DOKUMENTATION VIRTUALISIERTER UMGEBUNGEN .............................. 119 3.2.2 SYSTEMAKTENINHALTE..................................................................................... 121 3.2.3 UMSETZUNG IN DER PRAXIS ............................................................................ 122 3.3 STRUKTUR DER IT-BETRIEBSDOKUMENTATION - STUFE 1 ................ .................................. 124 3.3.1 SYSTEMDOKUMENTATION - STUFE 1.................................................................. 125 3.3.2 SICHERHEITS- UND DATENSCHUTZDOKUMENTATION - STUFE 1 ............................. 128 3.4 STRUKTUR DER IT-BETRIEBSDOKUMENTATION - STUFE 2 . . ................................................ 129 3.4.1 SYSTEMDOKUMENTATION - STUFE 2 .................................... 131 3.4.2 SICHERHEITS- UND DATENSCHUTZDOKUMENTATION - STUFE 2 ....... 134 3.4.3 DOKUMENTATION DER OPERATIVEN TAETIGKEITEN - STUFE 2 ............................... 135 3.5 STRUKTUR DER IT-BETRIEBSDOKUMENTATION - STUFE 3 ................................................. 139 3.5.1 SYSTEMDOKUMENTATION - STUFE 3 ................................................................ 140 3.5.2 SICHERHEITS- UND DATENSCHUTZDOKUMENTATION - STUFE 3 ........................... 143 3.5.3 DOKUMENTATION DER OPERATIVEN TAETIGKEITEN - STUFE 3 ......... 145 3.5.4 PROZESSDOKUMENTATION - STUFE 3 ................................................................ 149 3.6 STRUKTUR DER IT-BETRIEBSDOKUMENTATION - STUFE 4 ................................................. 153 3.6.1 SYSTEMDOKUMENTATION - STUFE 4 ................................................................ 154 3.6.2 SICHERHEITS- UND DATENSCHUTZDOKUMENTATION - STUFE 4 ............. 157 3.6.3 DOKUMENTATION DER OPERATIVEN TAETIGKEITEN - STUFE 4 ............................... 159 3.6.4 PROZESSDOKUMENTATION - STUFE 4 .......................................... 162 3.6.5 IT-SERVICEMANAGEMENT-DOKUMENTATION - STUFE 4 . . ................................ 166 3.7 STRUKTUR DER IT-BETRIEBSDOKUMENTATION - STUFE 5 ........ . ...................................... 168 3.7.1 DER SERVICE LIFECYCLE IM UEBERBLICK............................................................ 169 3.7.2 AUFBAU UND INHALTE DER DOKUMENTATION - STUFE 5 ..................................... 170 3.8 DOKUMENTE UND BEISPIELE ................................................ . .................................... 172 3.8.1 ABLAUFBESCHREIBUNGEN .......................................... 172 3.8.2 ARBEITSANLEITUNGEN UND ARBEITSANWEISUNGEN........................................... 174 3.8.3 BERECHTIGUNGSKONZEPT . .......................... 179 3.8.4 BERECHTIGUNGSMATRIX ............. 180 3.8.5 BETRIEBSHANDBUECHER..................... 182 3.6.6 CHANGE REQUESTS......................................................................................... 183 3.8.7 DATENSCHUTZRELEVANTE VERFAHRENSBESCHREIBUNGEN ................................... 187 3.8.8 IT-BETRIEBSMATRIX ...................................................... 188 3.8.9 IT-ROLLENKONZEPT ............................ 189 3.8.10 PROZESSBESCHREIBUNGEN ............. 193 3.8.10.1 ANFORDERUNGEN AN DIE PROZESSDOKUMENTATION ...... . ................... 193 3.8.10.2 AUFBAU EINER PROZESSBESCHREIBUNG............................................. 194 3.8.10.3 PROZESSSTECKBRIEF.......................................................................... 195 3.8.10.4 DOKUMENTATION VON HAUPT- UND UNTERPROZESSEN ....................... 196 3.8.10.5 EMPFEHLUNGEN FUER DIE PROZESSDOKUMENTATION ........................... 203 3.8.11 PROZESSERGEBNISDOKUMENTE........................................................................ 205 3.8.12 PROZESSLANDKARTE......................................................................................... 206 3.8.13 SERVICEKATALOG............................................................................... 207 3.8.14 SICHERHEITSKONZEPT........................... 210 3.8.15 VERFAHRENSBESCHREIBUNGEN ........................................................................ 213 3.9 ZUSAMMENFASSUNG................................................................................................... 215 4 NOTFALLDOKUMENTATION.................................... 217 4.1 NOTFALLRELEVANTE STANDARDS IM UEBERBLICK................................................................ 218 4.1.1 BSI-STANDARD 100-4 ..................................................................................... 218 4.1.2 STANDARDS UND NORMEN DER BRITISH STANDARDS INSTITUTION ............ ........... 220 4.1.3 ISO 22301 UND ISO 22313 . . ................................................................ . 220 4.1.4 ISO-27000-NORMENFAMILIE.......................................................................... 221 4.1.5 GOOD PRACTICE GUIDELINES ................... 222 4.1.6 ISO 20000 ......... 222 4.2 DIE ROLLE DER IT IM UNTERNEHMENSWEITEN NOTFALLMANAGEMENT ............................. 223 4.3 DOKUMENTE FUER DIE NOTFALLVORSORGE ........................................................................ 228 4.3.1 BIA UND RISIKOANALYSE BILDEN DIE BASIS . .................................................... 228 4.3.2 NOTFALLVORSORGEKONZEPT....................... 230 4.3.3 NOTFALLVORSORGE AUS SICHT VON IT-SERVICE CONTINUITY M ANAGEMENT .......... 232 4.4 DOKUMENTATION FUER DIE NOTFALLBEWAELTIGUNG ................................ 235 4.4.1 STRUKTURIERUNG DES NOTFALLHANDBUCHS . ...................................................... 236 4.4.1.1 NOTFALLORGANISATION............................................ 237 4.4.1.2 SOFORTMASSNAHMEN . . ........................................ 238 4.4.1.3 NOTFALLBEWAELTIGUNG . ......... 238 4.4.2 ERGAENZENDE P LAE N E ....................................................................................... 241 4.4.2.1 KOMMUNIKATIONSPLAENE.................................................................. 242 4.4.2.2 GESCHAEFTSFORTFUEHRUNGSPLAENE . . . ...................................................... 242 4.4.2.3 WIEDERANLAUFPLAENE.......................................................................... 243 4.4.2.4 WIEDERHERSTELLUNGSPLAENE.............................................................. 244 4.4.3 IT-NOTFALLHANDBUCH.......................................................... 245 4.5 TEST-UND UEBUNGSDOKUMENTATION............................................................................ 247 4.6 UMSETZUNGSRAHMENWERK (UMRA) ZUM NOTFALLMANAGEMENT ................................. 250 4.7 TOOL-UNTERSTUETZUNG FUER DIE NOTFALLDOKUMENTATION ................................................. 253 4.8 F AZIT ...................................... 254 5 DOKUMENTATION VON IT-PROJEKTEN............................................................255 5.1 BESTANDTEILE DER PROJEKTDOKUMENTATION ............................. 256 5.1.1 PROJEKTMANAGEMENT-HARIDBUCH.................................................................. 257 5.1.2 PROJEKTAKTEN................................................................................................. 260 5.2 ANFORDERUNGSGERECHTE PROJEKTMANAGEMENTDOKUMENTATION ................................. 262 5.2.1 PHASEN- UND PROZESSORIENTIERTE DOKUMENTENSTRUKTUR ............................. 264 5.2.1.1 PROJEKTPHASEN............................. 265 5.2.1.2 PROJEKTMANAGEMENTPHASEN .......................................................... 266 5.2.2 PROZESSE IM PROJEKTMANAGEMENT .............................................................. 267 5.2.3 STRUKTURIERUNG DER PROJEKTMANAGEMENTDOKUMENTE ................................. 273 5.3 ANWENDUNGSDOKUMENTATION AUS LIFE-CYCLE-SICHT................................................... 275 5.3.1 WAS GEHOERT ZUR ANWENDUNGSDOKUMENTATION? ...... .................................... 275 5.3.2 WESENTLICHE DOKUMENTE IM KONTEXT DER PHASEN ................... ................... 278 5.3.2.1 ANFORDERUNGSDOKUMENTATION ........................................................ 279 5.3.2.2 TESTDOKUMENTATION .......................................... 286 5.3.2.3 ERFORDERLICHE DOKUMENTE FUER DEN ANWENDUNGSBETRIEB................ 289 5.4 BEST PRACTICES....................... 291 5.4.1 DOKUMENTATIONSSTANDARDS AUCH FUER PROJEKTE............................................. 291 5.4.2 PROBLEMFELD DOKUMENTENVERWALTUNG IM PROJEKT ..................... ................. 292 5.4.3 DOKUMENTENUEBERGABE AN DEN BETRIEB ........................................................ 295 5.5 ZUSAMMENFASSUNG ...... . . ......................................................................................... 296 6 UMSETZUNG IN DER PRAXIS ......................................................... . . ......... 299 6.1 OHNE DOKUMENTATIONSMANAGEMENT FUNKTIONIERT ES NICHT ................... 300 6.2 EINFUEHRUNG VON DOKUMENTATIONSSTANDARDS .......................................................... 302 6.2.1 DOKUMENTATIONSRICHTLINIE ............... 303 6.2.1.1 ABGRENZUNG DER DOKUMENTATION .................................................. 303 6.2.1.2 VERANTWORTLICHKEITEN...................................................... 304 6.2.1.3 DOKUMENTATIONSVERFAHREN ..... ......................... 304 6.2.1.4 ALLGEMEIN GUELTIGE REGELUNGEN .............. . ...................................... 305 6.2.2 DOKUMENTATIONSKONZEPT ............................................................. 305 6.2.2.1 STRUKTURIERUNG UND KLASSIFIZIERUNG DER DOKUMENTE ................... 305 6.2.22 KENNZEICHNUNGSPFLICHTEN.............................................................. 308 6.2.2.3 FORMALE VORGABEN ....................... 310 6.2.3 DOKUMENTVORLAGEN ERLEICHTERN DIE STANDARDISIERUNG ............................... 311 6.2.3.1 DOKUMENTKENNZEICHNUNGEN .......................................................... 311 OE.2.3.2 BEREITSTELLUNG EINER BASISDOKUMENTVORLAGE ............... 312 6.3 DOKUMENTENVERWALTUNG ................................................ 318 6.3.1 WICHTIGE DOKUMENTATIONSVERFAHREN . ...................... 318 6.3.2 REGELUNGEN FUER AUFZEICHNUNGEN ...... . ........................................... 323 6.3.3 NUTZEN VON DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEMEN....................................... 323 6.3.3.1 RECHTLICHE ASPEKTE BEIM DMS-EINSATZ . ........................................ 326 6.3.3.2 PLANUNG DES DMS IST ELEMENTAR .......... .......................................... 328 6.4 DIE ERSTELLUNG VON PROSA-DOKUMENTEN OPTIMIEREN............................................. 329 6.4.1 MICROSOFT WORD OPTIMAL N U TZ E N .................................................................. 330 6.4.1.1 WICHTIGE FUNKTIONEN IM BACKSTAGE-BEREICH ................................. 331 6.4.1.2 FORMATVORLAGEN ERLEICHTERN DIE STANDARDISIERUNG ....................... 336 6.4.1.3 DIE VERZEICHNISFUNKTIONEN RICHTIG N U TZ E N ....................... . ......... 341 6.4.1.4 DATEN AUS ANDEREN ANWENDUNGEN EINFUEGEN ................................. 349 6.4.2 VOM LEEREN BLATT ZUM FERTIGEN DOKUMENT . . ........................ 354 6.4.2.1 PLANUNG UND VORBEREITUNG . ................. . ........................................ 354 6.4.2.2 RECHERCHE UND AUFBEREITUNG VON INFORMATIONEN ......................... 354 6.4.2.3 VORGABEN UND DOKUMENTENUMFELD K LAE RE N ................................... 356 6.4.2.4 RICHTIGES VORGEHEN BEI DER DOKUMENTENERSTELLUNG ..................... 358 6.4.2.5 ZUSAMMENSTELLUNG DER INHALTE.............................................. 359 6.4.3 NUETZLICHE HELFER FUER DIE DOKUMENTENERSTELLUNG....................................... 360 6.4.3.1 DOKUMENTATIONSUNTERSTUETZUNG MIT MINDJET MINDMANAGER ........ 360 6.4.3.2 S N AG IT............................................................................................. 366 6.4.3.3 ADOBE A CROBAT................................................................................ 368 6.4.4 CHECKLISTE FUER DIE QUALITAETSSICHERUNG....................................................... . 373 6.5 ZUSAMMENFASSUNG .............................................................................. 375 7 EINE TOOLBOX FUER DIE IT DOKUMENTATION .......... . ...................................... 377 7.1 DIE SUCHE NACH DER EIERLEGENDEN WOLLMICHSAU................................................... 378 7.2 TOOLS FUER DIE SYSTEMDOKUMENTATION ............... 379 7.2.1 HINWEISE FUER DIE EVALUIERUNG ............................. : ...................................... 380 7.2.2 D OCUSNAP..................................................................................................... 380 7.2.3 FACIPLAN ..................... 386 7.2.4 SM-DOCU...................................................... 388 7.3 TOOLS FUER DIE PROZESSDOKUMENTATION .............................................................. 391 7.3.1 HINWEISE FUER DIE EVALUIERUNG...................................................................... 391 7.3.2 VIFLOW................................. 392 7.4 TOOLS FUER DAS IT-SERVICEMANAGEMENT UND CMDB-TOOLS......................................... 398 7.4.1 HINWEISE FUER DIE EVALUIERUNG...................................................................... 398 7.4.2 I-D O IT............................................................................................................. 401 7.5 TOOLS FUER DAS INFORMATIONSSICHERHEITSMANAGEMENT............................... 406 7.5.1 HINWEISE FUER DIE EVALUIERUNG...................................................................... 406 7.5.2 GSTOOL ................................... 408 7.5.3 VERINICE......................................................................................................... 408 7.6 TOOLS FUER DIE NOTFALLDOKUMENTATION ............... 413 7.6.1 HINWEISE FUER DIE EVALUIERUNG...................................................................... 414 7.6.2 INDART PROFESSIONAL.................................................................................... 415 7.7 TOOLS FUER DIE GRC-DOKUMENTATION .......................................................................... 419 7.7.1 HINWEISE FUER DIE EVALUIERUNG...................................................................... 419 7.7.2 DOCSETMINDER ............................................................................................. 421 7.8 DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEME.......................................................................... 426 7.8.1 HINWEISE FUER DIE EVALUIERUNG.......................................................... 427 7.6.2 DOKUMENTENVERWALTUNG MIT SHAREPOINT .................................................... 428 8 A NHANG ................................................. 437 8.1 ABKUERZUNGSVERZEICHNIS .................................. 437 8.2 GLOSSAR................................................................ 440 LITERATURVERZEICHNIS....................................................................... .. 451 GESETZE UND VERORDNUNGEN...................................................................................... 451 NORMEN UND S TANDARDS........................................................................................... 452 LITERATUR ............................... 454 INDEX 457
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