Workflow: Unternehmenserfolg durch effizientere Arbeitsabläufe ; Technik, Einsatz, Fallstudien
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| Format: | Buch |
| Sprache: | Deutsch |
| Veröffentlicht: |
München
Computerwoche-Verl.
1997
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| Ausgabe: | 2. Aufl. |
| Schriftenreihe: | CW-Edition
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| Umfang: | 292 S. graph. Darst. |
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| adam_text | 1 Die Schnellen werden überleben 13
2 Die neue Organisation für das Office ib
2.1 Die neuen organisatorischen Konzepte 16
2.1.1 Kundenorientierung 19
2.1.2 Qualitätsmanagement 20
2.1.3 Wertschöpfung 20
2.2 Konzepte zur Umsetzung der neuen organisatorischen Ideen ... 21
2.2.1 Reduzierung der Komplexität 21
2.2.2 Reduzierung der Verschwendung 21
2.2.3 Prozeßketten als primäres Gestaltungselement 22
2.3 Stärkung der Eigenverantwortung 22
2.4 Hohe unternehmerische Flexibilität durch eine
evolutionäre „Meta Organisation 23
2.4.1 Spontane Ordnung 24
2.4.2 Kleine beherrschbare Schritte (Kai/en) 24
2.4.3 Selbstorganisation und management 24
2.4.4 Selbstähnlichkeit 24
2.4.5 Flache Hierarchien _ 5
2.4.6 Entscheidungsdezentralisierung 25
2.5 Die neuen Konzepte und der Bürobereich 25
2.5.1 Ganzheitliche Vorgangsbearbeitung 26
2.5.2 Gruppenprinzip 28
2.5.3 Prozesse 28
2.6 Resümee 29
2.7 Das „Lean Office und die Technik 31
3 Die Technik für das „schlanke Büro
3.1 Moderne Architekturen der Informationstechnologie 33
3.1.1 Hardware Architektur 31
3.1.2 Software Architektur 35
3.1.3 Netzwerke 36
3.2 Office Systeme 37
3.2.1 Leistungsfähigkeit der Office S steine 37
3.2.2 Allgemeine Dienste 39
3.2.3 Das mobile Büro und Home Office 40
3.3 Neue Systeme für das Office 41
3.3.1 Organisationsprinzipien und Technik 41
3.3.2 Workgroup Systeme 44
3.3.3 Workflow Systeme 50
3.3.4 Optische Archivierung 54
3.3.4.1 Neue Möglichkeiten der Archivierung 54
3.3.4.2 Die Technik der optischen Archivierung 55
3.3.4.3 Anforderungen an ein optisches Archiv 61
3.3.5 Internet und Intranet 61
3.3.6 Ein Gesamtszenario 63
3.3.7 Weitere Entwicklungen 65
3.4 Workflow Systeme 66
3.4.1 Hauptfunktionen eines Workflow Systems 68
3.4.1.1 Analyse und Planungssystem für den Organisator . 68
3.4.1.2 Design und Konstruktionssystem 69
3.4.1.3 Administratorsystem 71
3.4.1.4 Benutzersystem 72
3.4.1.5 Steuerungssystem 73
3.4.2 Typen von Workflow Systemen 74
3.4.2.1 Ad hoc Workflows oder
transaktionsorientierte Systeme 75
3.4.2.2 Entwicklungsgeschichte der Workflow Systeme .... 77
3.4.3.3 Mächtigkeit der Systeme 79
3.4.3 Generelle Beschreibung der Workflow Systeme 80
3.4.3.1 Methodenunterstützung 80
3.4.3.2 Allgemeine Architektur eines Workflow Systems ... 86
3.4.3.3 Technologische Basis des Systems 87
3.4.3.4 Beschreibung des Workflow 88
3.4.3.5 Vorgangstypen und Vorgänge 91
3.4.3.6 Weitere Informationen 91
3.4.3.7 Flexibilität bei der Abwicklung eines Vorgangs .... 93
3.4.3.8 Protokolle 95
3.4.4 Workflow und Internet/Intranet 95
3.4.4.1 Einsatz des Internet für Workflow Anwendungen . . 96
3.4.4.2 Beispiel für eine voll Internetgestützte Abwicklung . . 97
3.4.5 Resümee 99
3.5 Standards 99
3.5.1 Bedeutung von Standards 100
3.5.2 Was ist zu standardisieren 102
3.5.3 Arten von Standards und Normen 103
3.5.4 Einige wichtige Standards 104
3.5.4.1 Betriebssysteme 104
3.5.4.2 Kommunikation 106
3.5.4.4 Datenhaltung 111
3.5.4.5 Dokumentenformat 112
3.5.4.5 Sonstiges 113
3.5.4.6 Workflow Systeme 114
3.6 Workflow Produkte 118
4. Die Einführung von Workflow Systemen 136
4.1 Projektvorbereitung 137
4.1.1 Auswahl des Planungsfeldes 137
4.1.2 Projektauftrag 138
4.1.3 Prqjektorganisation 139
4.1.4 Projektplanung 140
4.1.5 Prqjektbeschreibung 141
4.2 Analyse 142
4.2.1 Analyse der Organisation 142
4.2.1.1 Datenerhebung 143
4.2.1.2 Datenausweitung 147
4.2.1.3 Erwartete künftige Entwicklung 148
4.2.1.4 Anforderungen definieren 149
4.2.2 Analysemethode 149
4.2.2.1 Prozeßuntersuchung 149
4.2.2.2 Yorgangskettendiagramme 153
4.2.2.3 Petrinetze 154
4.2.3 Analyse der angebotenen technischen Systeme 155
4.3 Konzeption 155
4.3.1 Organisatorische Konzeption 156
4.3.2 Technische Konzeption 156
4.3.2.1 Aulbau eines Workflow Konzeptes 157
4.3.2.2 Aulbau eines Archivkonzeptes 158
4.3.2.3 Bewertung der Alternativen 158
4.3.3 Einführungsplanung 159
4.4 Realisierung 161
4.4.1 Einführimgsplanung 161
4.4.2 Feinanalyse 162
4.4.3 Feinkonzept 163
4.4.4 Einführung des Systems 166
4.4.5 Organisation 167
4.4.6 Technische Implementierung 168
4.4.6.1 Datenhaltung und Versorgung 168
4.4.6.2 Architektur und Zusammenspiel
mit Fachanwendungen 170
4.5 Betreuung und Administration 173
4.6 Das erste Projekt 174
4.7 Wirtschaftlichkeit 175
4.7.1 Methoden der Wirtschaftlichkeitsbeurteilung 175
4.7.1.1 Ermittlung der Durchlaufzeit 176
4.7.1.2 Monetäre Bewertung 178
4.7.1.3 Nutzwertbetrachtungen 179
4.7.1.4 Multifaktorenanalyse 180
4.7.2 Wirtschaftlichkeit und Nutzen der Systeme 180
4.8 Der Nutzen von Workflow Systemen 185
4.8.1 Aussagen von Herstellern 185
4.8.2 Studie zu Lotus Notes 185
4.8.3 Veröffentlichungen 186
4.8.4 Wissenschaftliche Untersuchungen 187
4.8.5 Die Ergebnisse der Anwenderbefragung „Workflow .... 189
4.8.5.1 Der Fragebogen 189
4.8.5.2 Die Ergebnisse der Befragung 192
4.9 Resümee 198
5. Einsatzbeispiele 200
5.1 Unterstützung des Vertriebes durch ein
Vorgangssteuerungssystem bei der GEW Köln 200
5.1.1 Allgemeines 200
5.1.2 VERTKON 201
5.1.3 Die VER I KON Komponenten 202
5.1.3.1 Vorgangsbearbeitung 202
5.1.3.2 Auskunft* und Reportsystem 205
5.1.3.2.1 Auskunftssystem 205
5.1.3.2.2 Reportssystem 206
5.1.3.3 Grunddaten und
Konfigurationsmanagement System 207
5.1.3.4 Arbeitsmanagementsystem 208
5.1.3.5 Umfeld PC Software 209
5.1.4 Technische Beschreibung 210
5.1.4.1 Hardware Komponeten 211
5.1.4.2 Netztopologie 211
5.1.4.3 Software Komponeten 212
5.2 Einführung von Vorgangssteuerung im Kreditbereich 215
5.2.1 Problemstellung 215
5.2.2 Ist Zustand und daraus abgeleitete Forderungen 215
5.2.3 Prqjektdurchführung 217
5.2.4 Kosten und Nutzen 222
5.3 Effizientere Verwaltung in Sicht 223
5.3.1 Technische Gegebenheiten: 223
5.3.2 Informationsphase 223
5.3.3 Ziele und Anforderungen
an eine automatisierte Vorgangsbearbeitung 223
5.3.4 Auswahlphase 226
5.3.5 Realisation einer zukunftsweisenden Technologie 226
5.3.6 Erkenntnisse und Erfahrungen aus der Einführung
und Einsatz 227
5.3.7 Zusammenfassung und Ausblick 22S
5.4 FILENET Workflow Management
bei der Talkline PhoneService GmbH 230
5.4.1 Der Manager: Das FileNct Svstem 230
5.4.2 Das Angebot:
Kompletter Service rund um das digitale Net/ 231
5.4.3 Die Stationen: Vom Eingang bis zur Freigabe 232
5.4.3.1 Die Verifizierung: 232
5.4.3.2 Die Bonitätsprüfung: 232
5.4.3.3 Die Freischaltung: 234
5.4.4 Das Ergebnis: Kontrolle und Steuerung aller Vorgänge . . 235
5.4.5 Die Zukunft: Komplette Integration 235
5.5 En Route Workflow Management
in einem Unternehmen der Versorgungsindustrie 237
5.5.1 Profil der Scottish Hvdro Electric 237
5.5.2 Trends in dei Versoigungsindusti ie 23N
5.5.3 Unternehmensspe/ifische fachliche Anforderungen .... 23S
5.5.4 Die Workflow Lösung 240
5.5.4.1 Projektgeschichte 240
5.5.4.2 Auswahl der Workflow Technologie 241
5.5.4.3 Funktionen und Merkmale von KAPLAN 241
5.5.4.4 Funktionen und Merkmale von En*Route 243
5.5.4.5 Nutzung der Workflow Technologie für KAPLAN . 243
5.5.4.6 Systemkomponenten 249
5.5.5 Nutzenbetrachtung 250
5.5.5.1 Planung / Management 250
5.5.5.2 Integration 250
5.5.5.3 Flexibilität 250
5.5.5.4 Vereinfachung, Standardisierung,
Rationalisierung 251
5.5.5.5 Kundenorientierung 251
5.5.5.6 Kostenmanagement 251
5.5.5.7 Kontinuierliche Verbesserung 252
5.5.5.8 Managementinformation 252
5.5.6 Schlußbemerkung 252
5.6 Erfahrungen und Probleme bei der
Einführung von Groupware konzepten im Außendienst 253
5.6 1 Kurzbeschreibung der Groupware Anwendung 253
5.6.2 Einführungskonzept 253
5.6.2.1 Erstellung des Pflichtenheftes 253
5.6.2.2 Entwicklung eines Prototypen und Praxistest .... 253
5.6.2.3 Realisierung der Stufe 1 254
5.6.2.4 Feldtest in einem Außendienstgebiet mit
Kosten /Nutzenanalyse 255
5.6.2.5 Anpassung der Anwendung 255
5.6.2.6 Einführungsstrategie 255
5.6.3 Akzeptanz und Schulungsaufwand 256
5.6.3.1 Einsatzziele von Groupware und Zieldefinition . . 256
5.6.3.2 Zielerreichung 257
5.6.3.3 Schulungsaufwand 258
5.6.4 Produktschwachstellen und deren Behebung 259
5.6.4.1 Datenbank Indizierung CPU intensiv 259
5.6.4.2 Replikation unter Umständen zeitaufwendig .... 259
5.6.4.3 Kein internes Archivierungs /Backup Konzept . . . 259
5.6.4.4 Installation aufwendig 260
5.6.4.5 Modemverbindung (TELEKOM) 260
5.6.4.6 Abbildung komplexer Progrannnstrukturen
und Automatisierung von Abläufen nicht
einfach herzustellen 260
5.6.4.7 Host Zugriffe nicht direkt möglich,
API nötig (Standard SQL Interface in Arbeit) .... 261
5.6.4.8 Benutzer Oberfläche 261
5.6.4.9 Rapid Prototyping 261
5.6.5 Schlußwort 261
5.7 WorkParty bei der Bayerischen Landesbank 263
5.7.1 Ausgangssituation 263
5.7.2 Anforderungen an die Workflow Lösung 263
5.7.3 Konzeption und Realisierung 264
5.7.4 Projektstatus 265
5.8 Flexible Geschäftsprozesse durch
Workflow Management in der Immobilienwirtschaft 267
5.8.1 Baukasten für Immobilenbranche ? 267
5.8.2 Die Lösung: Workflow Managementsysteme 268
5.8.3 Großrechner Integration
mit dem Look Feel von Office 270
5.9 COl BusinessFlow unterstützt
Kunden und Benutzerservice im Bereich C Tel 272
5.9.1 Umfangreiche Anforderungen von T Mobil 272
5.9.2 Vom Posteingang über die Bearbeitung bis zur Ablage . . 273
5.9.3 Umfassende Kundenbetreuung
und gemeinsames Projektmanagement 271
5.9.4 Erweiterung und Anbindung
als zukünftige Zielsetzungen 275
5.10 Verringerung der Durchlaufzeit im Vertriebsprozeß in einer
schnell wachsenden Organisation 277
5.10.1 Bedarf an Automatisierung
von Kern Geschäftsprozessen 277
5.10.2 Evaluierungsprozeß 277
5.10.3 Auftragserfassungsprozeß 278
5.10.4 Wie sah die Situation vor dem
Einsatz von WbrkMAX aus? 280
6. Literaturverzeichnis l si
7. Abbildungsverzeichnis *_ si
8. Tabellenverzeichnis l nt
9. Stichwortverzeichnis 2ss
10. Kurzbiographie des Autors 292
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Inhaltsverzeichnis
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Teilbibliothek Stammgelände
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