Availability: Dokumenten-Management | Technische Universität München

Dokumenten-Management: Informationen im Unternehmen effizient nutzen

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Main Authors:	Götzer, Klaus (Author), Maué, Patrick 1979- (Author), Emmert, Ulrich (Author)
Format:	Book
Language:	German
Published:	Heidelberg dpunkt.Verlag 2023
Edition:	6., vollständig überarbeitete und aktualisierte Auflage
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adam_text	V INHALTSUEBERSICHT 1 EINFUEHRUNG 1 2 ANFORDERUNGEN AN DAS DOKUMENTEN-MANAGEMENT 13 3 RECHTLICHE ANFORDERUNGEN AN DAS DOKUMENTEN-MANAGEMENT 29 4 DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEME 97 5 TECHNISCHE UMSETZUNG 201 6 EINFUEHRUNG VON DOKUMENTEN-MANAGEMENT-LOESUNGEN 285 7 ZUR ZUKUNFT DES DOKUMENTEN-MANAGEMENTS 357 8 ANWENDERBERICHTE 361 ANHANG 375 GLOSSAR 377 ABKUERZUNGEN 399 LITERATUR 407 ONLINE-QUELLEN 411 AUTOREN 413 DANK 414 INDEX 415 VII INHALT 1 EINFUEHRUNG 1 1.1 RELEVANZ VON DOKUMENTEN-MANAGEMENT ................................................ 1 1.2 BEGRIFFE ZUM DOKUMENTEN-MANAGEMENT ................................................ 2 1.2.1 DER BEGRIFF DES DOKUMENTS ................................................. 2 1.2.2 DOKUMENTEN-MANAGEMENT ALS EINE ORGANISATORISCHE AUFGABE ...................................................................................... 3 1.2.3 ARCHIVIERUNG ALS UNTERSTUETZENDE FUNKTION .............................. 6 1.3 DIE ENTWICKLUNG DES DOKUMENTEN-MANAGEMENTS ................................... 7 1.4 DOKUMENTEN-MANAGEMENT UND RECHT ..................................................... 9 1.5 LEISTUNGEN EINES DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEMS .......................... 10 1.6 BESTANDTEILE EINER DOKUMENTEN-MANAGEMENT-LOESUNG ........................ 11 1.7 AUFBAU DES BUCHES .................................................................................... 12 2 ANFORDERUNGEN AN DAS DOKUMENTEN-MANAGEMENT 13 2.1 FACHLICHE ANFORDERUNGEN ........................................................................ 13 2.1.1 ANWENDUNGSGEBIETE .................................................................. 13 2.1.2 PROZESSE ...................................................................................... 14 2.1.3 DOKUMENTE ............................................................................... 15 2.2 SZENARIEN DES DOKUMENTEN-MANAGEMENTS ............................................ 16 2.2.1 EINGANGSPOSTBEARBEITUNG ......................................................... 16 2.2.2 AUTOMATISCHE INHALTLICHE VERARBEITUNG ................................... 16 2.2.3 LANGZEITARCHIVIERUNG ............................................................... 17 2.2.4 WORKFLOW ................................................................................... 18 2.3 DOKUMENTEN-MANAGEMENT-ORGANISATION .............................................. 18 2.3.1 GESCHAEFTSPROZESSE UND ABLAUFORGANISATION ............................ 19 2.3.2 KENNZEICHNUNG UND BESCHREIBUNG VON DOKUMENTEN .......... 20 2.3.3 DOKUMENTATIONSSTRUKTUR ......................................................... 22 2.3.4 NACHWEIS VON AENDERUNGEN ....................................................... 23 2.3.5 STRUKTUR VON ABLAGEN UND ARCHIVEN ....................................... 25 2.3.6 ZUGRIFFSRECHTE UND VERANTWORTLICHKEIT ................................... 27 VIII INHALT 3 RECHTLICHE ANFORDERUNGEN AN DAS DOKUMENTEN-MANAGEMENT 29 3.1 DAS KAPITEL RECHTLICHE ASPEKTE ............................................................. 29 3.1.1 ALLGEMEINE GRUNDSAETZE ............................................................... 31 3.1.2 KONKRETES BEISPIEL: ELEKTRONISCHE RECHNUNG ........................... 40 3.2 DATENSCHUTZ UND DATENSICHERHEIT ............................................................... 44 3.3 DATENSCHUTZ UND DATENSICHERHEIT BEIM CLOUD-COMPUTING ..................... 55 3.4 ERMITTLUNG UND EINHALTUNG VON AUFBEWAHRUNGSFRISTEN .......................... 63 3.5 SICHERSTELLUNG DES GESETZLICHEN ZUGRIFFS .................................................... 67 3.6 SICHER STELLUNG DER BEWEISKRAFT VOR GERICHT ................................................ 71 3.7 RECHTE DER MITARBEITER UND BETEILIGUNGSRECHTE DES BETRIEBSRATES .... 75 3.8 SCHUTZ VOR VERLETZUNG DES URHEBERRECHTS .................................................. 77 3.9 WEITERE GRUNDLAGEN ZUR GESTALTUNG RECHTSSICHERER LOESUNGEN .............. 82 3.9.1 RECHNUNGSLEGUNGSRELEVANTE DOKUMENTE ............................. 82 3.9.2 PERSONALWESEN ............................................................................... 84 3.10 VERFAHRENSDOKUMENTATION ........................................................................... 84 3.10.1 BESCHREIBUNG DER SACHLOGISCHEN LOESUNG ............................. 86 3.10.2 BESCHREIBUNG DER PROGRAMMTECHNISCHEN LOESUNG ...................... 86 3.10.3 BESCHREIBUNG DER MASSNAHMEN ZUR GEWAEHRLEISTUNG DER PROGRAMMIDENTITAET ..................................................................... 88 3.10.4 BESCHREIBUNG DER MASSNAHMEN ZUR GEWAEHRLEISTUNG DER DATENINTEGRITAET ..................................................................... 89 3.10.5 ARBEITSANWEISUNGEN ................................................................... 89 3.11 ZERTIFIZIERUNG VON SYSTEMEN UND LOESUNGEN ..............................................90 3.11.1 ZERTIFIZIERUNG VON DOKUMENTEN-MANAGEMENT LOESUNGEN ....................................................................................... 91 3.11.2 ZERTIFIZIERUNG VON CLOUD-SERVICES .............................................. 94 4 DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEME 97 4.1 DOKUMENTE UND DOKUMENTEN-MANAGEMENT ............................................ 97 4.1.1 DER ZWECK DES DOKUMENTS ......................................................... 97 4.1.2 ERSCHEINUNGSFORMEN VON ELEKTRONISCHEN DOKUMENTEN .............. 98 4.1.3 DER DOKUMENTENLEBENSZYKLUS ................................................... 100 4.1.4 DATEN UND DOKUMENTE .............................................................. 102 4.1.5 DIE BESCHREIBUNG DES DOKUMENTS ............................................ 103 4.2 FUNKTIONSBEREICHE EINES DMS .................................................................. 105 4.2.1 ERFASSUNG EINGEHENDER DOKUMENTE .......................................... 107 4.2.2 SICHERE UND STRUKTURIERTE ABLAGE ............................................... 113 4.2.3 ZUGRIFF AUF DIE DOKUMENTE ....................................................... 117 4.2.4 SUCHE UND NAVIGIEREN ................................................................118 INHALT IX 4.2.5 BEREITSTELLUNG FUER EXTERNE ....................................................... 119 4.2.6 ADMINISTRATION EINES DMS .................................................... 121 4.2.7 WEITERE FUNKTIONEN ................................................................ 125 4.3 ANWENDUNGSGEBIETE ............................................................................... 126 4.3.1 NUTZUNG VON BESTIMMTEN FUNKTIONEN EINES DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEMS .................................... 128 4.3.2 DAS ZUSAMMENWIRKEN VON MEHREREN FUNKTIONEN ............. 131 4.4 DAS UMFELD VON DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEMEN ..................... 147 4.4.1 NUTZUNG DER DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEME ............... 149 4.4.2 UNTERSTUETZENDE KOMPONENTEN FUER DOKUMENTEN MANAGEMENT-SYSTEME ............................................................ 164 4.4.3 STEUERUNG DES DOKUMENTENFLUSSES UND DER GESCHAEFTSPROZESSE ................................................................... 175 4.4.4 WISSENSMANAGEMENT ............................................................. 184 4.4.5 CONTENT-MANAGEMENT ........................................................... 187 4.4.6 RECORDS-MANAGEMENT ........................................................... 192 4.4.7 ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT ......................................... 193 4.5 PRODUKTE FUER DAS DOKUMENTEN-MANAGEMENT ..................................... 195 4.5.1 KRITERIEN ZUR EINORDNUNG DER PRODUKTE .............................. 195 4.5.2 KLASSISCHE DOKUMENTEN-MANAGEMENT-SYSTEME ............. 197 4.5.3 ENTERPRISE-CONTENT-MANAGEMENT ......................................... 197 4.5.4 SPEZIALSYSTEME ........................................................................ 197 4.5.5 ANDERE SYSTEME MIT DOKUMENTEN-MANAGEMENT FUNKTIONEN .............................................................................. 198 5 TECHNISCHE UMSETZUNG 201 5.1 TECHNISCHER AUFBAU EINES DMS ........................................................... 202 5.1.1 ENTWURFSENTSCHEIDUNGEN EINER LOESUNGSARCHITEKTUR ............ 202 5.1.2 BETRIEBSMODELLE ...................................................................... 211 5.1.3 ARCHITEKTURBEWERTUNG ALS ENTSCHEIDUNGSGRUNDLAGE .......... 215 5.2 DER FUNKTIONSBEREICH ERFASSUNG EINGEHENDER DOKUMENTE .......... 216 5.2.1 SCAN DER DOKUMENTENINHALTE ................................................ 217 5.2.2 ERFASSUNG DER DOKUMENTENMERKMALE ALS METADATEN .... 222 5.2.3 BEWERTUNG EINGEHENDER DOKUMENTE ..................................... 225 5.2.4 INDIZIERUNG FUER SUCHE UND KLASSIFIZIERUNG ............................ 227 5.2.5 UEBERGABE AN DAS DMS ........................................................... 231 5.3 DER FUNKTIONSBEREICH SICHERE UND STRUKTURIERTE ABLAGE ............... 234 5.3.1 TECHNOLOGIEN FUER DIE SPEICHERUNG DER PRIMAERDATEN .......... 236 5.3.2 AUFBEWAHRUNG DER META UND STRUKTURDATEN ..................... 241 X INHALT 5.4 DER FUNKTIONSBEREICH ZUGRIFF AUF DIE DOKUMENTE ............................ 247 5.4.1 ALLGEMEINE KONZEPTE DES ZUGRIFFS ........................................... 248 5.4.2 AUF DOKUMENTE ZUGREIFEN ......................................................... 249 5.4.3 NEUE DOKUMENTE ERSTELLEN ...................................................... 253 5.4.4 INHALTE VON DOKUMENTEN BEARBEITEN ....................................... 255 5.4.5 AENDERUNGEN NACHVOLLZIEHEN ...................................................... 257 5.4.6 DIREKTZUGRIFF ............................................................................... 260 5.4.7 ZUGRIFF FUER DIE INTERNE ZUSAMMENARBEIT FREIGEBEN .............. 263 5.5 DER FUNKTIONSBEREICH SUCHEN UND NAVIGIEREN .................................. 265 5.5.1 FREIE SUCHE IN DOKUMENTEN ...................................................... 266 5.5.2 STRUKTURIERTES FILTERN .................................................................. 269 5.5.3 NAVIGATION IM DOKUMENTENBESTAND ....................................... 272 5.6 DER FUNKTIONSBEREICH BEREITSTELLUNG FUER EXTERNE .............................. 275 5.6.1 DOKUMENTE FUER DEN EXPORT VORBEREITEN .................................. 277 5.6.2 DOKUMENTE AUF PAPIER DRUCKEN ................................................ 278 5.6.3 EIN ELEKTRONISCHES DOKUMENT AN EXTERNE VERSENDEN ......... 279 5.6.4 EIN DOKUMENT FUER EXTERNE FREIGEBEN ODER VEROEFFENTLICHEN 282 6 EINFUEHRUNG VON DOKUMENTEN-MANAGEMENT-LOESUNGEN 285 6.1 GENERELLE UEBERLEGUNGEN ............................................................................. 285 6.1.1 DURCHDRINGUNG DES UNTERNEHMENS ......................................... 288 6.1.2 DOKUMENTEN-MANAGEMENT ALS SERVICE ..................................... 289 6.2 DOKUMENTENAUFBEREITUNG ........................................................................ 290 6.2.1 WICHTIGE ASPEKTE DER DOKUMENTENQUALITAET ............................ 291 6.2.2 MASSNAHMEN ZUR VERBESSERUNG DER DOKUMENTENQUALITAET ................................................................. 294 6.3 WIRTSCHAFTLICHE ASPEKTE ............................................................................ 295 6.3.1 NUTZENPOTENZIALE ...................................................................... 296 6.3.2 NUTZENKATEGORIEN ...................................................................... 297 6.3.3 BEISPIELE FUER NUTZENBETRACHTUNGEN ......................................... 299 6.3.4 KOSTENFAKTOREN ...........................................................................301 6.3.5 GESAMTBETRACHTUNG .................................................................... 302 6.4 AUFGABEN BEI DER EINFUEHRUNG VON DOKUMENTEN-MANAGEMENT LOESUNGEN .................................................................................................... 302 6.4.1 WICHTIGE ASPEKTE BEI DER EINFUEHRUNG VON DOKUMENTEN MANAGEMENT-LOESUNGEN ............................................................ 302 6.4.2 DAS PROJEKT PLANEN .................................................................... 303 6.4.3 VORUNTERSUCHUNG ........................................................................ 304 6.4.4 ANALYSE DER IST-SITUATION ........................................................... 306 6.4.5 ANFORDERUNGSDEFINITION ............................................................. 316 6.4.6 ENTWICKLUNG DES SOLL-KONZEPTS ................................................ 318 6.4.7 AUSSCHREIBUNG UND AUSWAHL DER SYSTEME .............................. 337 INHALT XI 6.4.8 IMPLEMENTIERUNG DER LOESUNG ................................................ 339 6.4.9 EINFUEHRUNG DER LOESUNG ........................................................... 342 6.5 EINFUEHRUNG EINES DMS ALS MIGRATION .................................................. 344 6.5.1 WAHL DES ZEITPUNKTES FUER EINEN SYSTEMWECHSEL ................ 345 6.5.2 MIGRATION DES ALTBESTANDES ................................................. 346 7 ZUR ZUKUNFT DES DOKUMENTEN-MANAGEMENTS 357 7.1 IDENTITAETSMANAGEMENT .......................................................................... 357 7.2 VERWENDUNG VON BLOCKCHAINS ............................................................... 357 7.3 CONTENT SERVICES ..................................................................................... 358 7.4 KRYPTOGRAFISCHE SICHERHEIT ................................................................... 358 7.5 WEITERE HARMONISIERUNG DES EU-RECHTS UND DARUEBER HINAUS (Z.B. UN-CEFACT) ................................................................... 358 7.6 DOMINANZ DER ORIGINAER DIGITALEN DOKUMENTE .................................... 358 7.7 MOBILE COMPUTING ................................................................................. 359 8 ANWENDERBERICHTE 361 8.1 DIE MINERALOELBRANCHE DIGITALISIERT DEN RECHNUNGSPROZESS .............. 361 8.1.1 ZIEL: REDUZIERUNG DES ADMINISTRATIVEN AUFWANDS DURCH EIN DMS .................................................................................. 361 8.1.2 BESTANDSAUFNAHME DER DOKUMENTENZENTRISCHEN PROZESSE 362 8.1.3 AGILE PROJEKTUMSETZUNG ........................................................ 362 8.1.4 VIRTUELLE TESTUMGEBUNG AUF KUNDENSEITE ........................... 363 8.1.5 PRIORISIERUNG DER UMSETZUNG ............................................... 363 8.1.6 AUTOMATISIERTE PROZESSE: 3 TAGE RECHNUNGSLAUF PRO RECHNUNG ................................................................................ 364 8.1.7 KOSTEN UND NUTZEN .............................................................. 365 8.1.8 FAZIT ......................................................................................... 365 8.2 CLOUD-DMS FUER EIN AUTOHAUS - PROZESSOPTIMIERUNG BEI SCHMITZ + ZINKE IN ERFTSTADT ................................................................ 366 8.2.1 AUSGANGSSITUATION ................................................................. 366 8.2.2 ANFORDERUNGEN UND RAHMENBEDINGUNGEN ......................... 367 8.2.3 LOESUNG .................................................................................... 367 8.2.4 DIE VORTEILE ............................................................................ 369 8.2.5 FAZIT ......................................................................................... 370 8.3 VERFAHRENSDOKUMENTATION AM BEISPIEL INNOSENT GMBH ................. 370 8.3.1 GRUNDSAETZLICHES ZUR VERFAHRENSDOKUMENTATION ................ 370 8.3.2 AUSGANGSSITUATION BEI DER INNOSENT GMBH ....................... 370 8.3.3 ANFORDERUNGEN UND RAHMENBEDINGUNGEN ......................... 371 8.3.4 VORGEHENSWEISE ZUR ERSTELLUNG DER VERFAHRENSDOKUMENTATION ................................................... 371 8.3.5 VORTEILE FUER DIE INNOSENT GMBH ......................................... 373 XII INHALT ANHANG 375 GLOSSAR 377 ABKUERZUNGEN 399 LITERATUR 407 ONLINE-QUELLEN 411 AUTOREN 413 DANK 414 INDEX 415
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