Lernsituationen für das Lernfeld Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren: Arbeitsbuch mit Lernarrangements für die bürowirtschaftliche Kompetenz [Hauptband]
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| Beteiligte Personen: | , , |
|---|---|
| Format: | Buch |
| Sprache: | Deutsch |
| Veröffentlicht: |
Düsseldorf
Verlag Sol
2016
|
| Ausgabe: | 1. Auflage |
| Schriftenreihe: | Unterricht leicht gemacht
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| Umfang: | XIV, 186 Seiten Illustrationen 30 cm |
| ISBN: | 9783942264594 |
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|---|---|
| adam_text | Modellunternehmen Büromöbel Hauser Schulte GmbH XI
Firmenporträt........................................................................XI
Organigramm.........................................................................XII
Kundenverzeichnis (Auszug)........................................................ XIII
Lieferantenverzeichnis (Auszug).....................................................XIV
1.1 Lernaufgabe............................................................................2
Wie muss ein Arbeitsplatz aussehen, damit Sie sich wohlfühlen? .......................2
1.2 Lernaufgabe...........................................................................3
Welche Büroräume eignen sich für die neuen Arbeitskollegen? ..........................3
1.3 Lernaufgabe............................................. ..............................4
Wie richten Sie einen Bildschirm- und Büroarbeitsplatz nach ergonomischen und
sicherheitstechnischen Aspekten ein?..................................................5
1.4 Lernaufgabe............................................................................6
Welche ökologischen Gesichtspunkte können Sie im Rahmen Ihrer Bürotätigkeit
berücksichtigen? .....................................................................6
1.5 Lernaufgabe............................................................................7
Wodurch können Sie Ihre Gesundheit erhalten und fördern?..............................7
1.6 Lernaufgabe............................................................................8
Welche Maßnahmen schützen Sie vor psychischen Belastungen am Arbeitsplatz? ...........8
1.7 Lernaufgabe - Reflexion des Lernzuwachses.................9
Wie richten Sie ergonomische und gesundheitsschützende Büroarbeitsplätze ein? ........9
2 Lernsituation: Arbeitsprozesse systematisch, effizient und^tressftei bewsKttfiecr;
2.1 Lernaufgabe......................................................................... 11
Wie fällt Ihre Zeitinventur für die täglich anfallenden Arbeiten aus? ................11
2.2 Lernaufgabe......................................................................... 12
Weiche Methoden des Zeitmanagements steigern ihre Arbeitseffizienz? ..................12
2.3 Lernaufgabe...........................................................................13
Wie garantieren Sie eine reibungslose Terminplanung? .................................14
2.4 Lernaufgabe...........................................................................15
Welche weiteren Hilfsmittel können Sie zurTerminüberwachung nutzen? ..................15
2.5 Lernaufgabe - Reflexion des Lernzuwachses.............. 16
Wie bewältigen Sie Ihre Arbeit systematisch, stressfrei und effizient? ...............16
3 Lernsituation: Oie betriebliche Kommunikation organisieren und dokumentieren 17
3.1 Lernaufgabe...........................................................................18
Wie organisieren Sie eine effiziente Besprechung? ....................................18
3.2 Lernaufgabe.......................................................................... 19
Wie laden Sie professionell dieTeilnehmerzu einer Team- oder Abteiiungsbesprechung ein? — 19
3.3 Lernaufgabe...........................................................................20
Wie protokollieren Sie Besprechungen sicher und sinnvoll? ............................20
3.4 Lernaufgabe...........................................................................21
Wie kommunizieren Sie zielorientiert in einer fremden Sprache? .......................21
3.5 Lernaufgabe......................................................................... 22
Wie erstellen Sie übersichtliche Arbeitsanweisungen, um Abläufe der Poststelle darzustellen?... 22
3.6 Lernaufgabe...........................................................................23
Wie verschicken Sie ausgehende Informationen schnell, kostengünstig, sicher,
vertraulich und rechtsverbindlich? ...................................................23
3.7 Lernaufgabe......................................................................... 26
Wie leiten Sie ausgehende Informationen schnell, sicher, rechtsverbindlich sowie
vertraulich weiter und sparen dabei Material-, Porto- und Personalkosten? ............26
3.8 Lernaufgabe - Reflexion des Lernzuwachses...............27
Wie gehen Sie mit betrieblichen Informationen professionell um?.......................27
VI
€ Sol-Verlag GmbH
4 —
abi ie he Schriftgiit strategisch
ogisch ablegen
28
4.1 Lernaufgabe....................................................................... 29
Wie sortieren Sie Kundennamen in alphabetischer Reihenfolge? ......................29
4.2 Lernaufgabe.........................................................................30
Nach welchem Ordnungsmerkmal legen Sie Schriftstücke ab, um sie bei Bedarf
rasch wieder zu finden?............................................................30
4.3 Lernaufgabe.........................................................................31
Weshalb müssen Sie Schriftstücke aufbewahren, und wie können Kosten bei
der Schriftgutverwaltung reduziert werden?..........................................31
4.4 Lernaufgabe.........................................................................34
Wo und wie bewahren Sie Schriftgut der verschiedenen Wertstufen auf?................34
4.5 Lernaufgabe.........................................................................35
Welche Vorteile bietet Ihnen ein Dokument-Management-System?..................-.....35
4.6 Lernaufgabe..................................................................... 36
Welche Regelungen sind bei der betrieblichen Datensicherheit zu beachten? ..........36
4.7 Lernaufgabe - Reflexion des Lernzuwachses......................................... 37
Welche Rolle spielt die Schriftgutablage in Ihrem Unternehmen?.....................37
Manual: Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren
Umweltfaktoren (LA 1.1)..........................................
Lärm.....................................................
Licht....................................................
Klima....................................................
Farbgestaltung...........................................
Raumformen (LA 1.2)..............................................
Mehrpersonen-Büro........................................
Großraum-Büro............................................
Kombi-Büro (Open Space)................................. —
Reversibles Büro (New Work)..............................
Desk-Sharing.............................................
Telearbeit (Office at Home)..............................
Gestaltung von Bildschirm- und BüroarbeitspEätzen (LA 1.3).......
Bildschirmarbeitsplatz...................................
Standort des Bildschirms.................................
Tastatur ................................................
Vorlagenhalter...........................................
Fußstütze................................................
Bürodrehstuhl............................................
Büroarbeitstisch.........................................
Arbeitssicherheit im Büro (LA 13)................................
Berufsgenossenschaft.....................................
Sicherheitsbeauftragter..................................
Ökologische Erfordernisse/Büroökologie (LA 1.4)..................
Gesundheitsprophylaxe am Bildschirmarbeitsplatz (LA 1.5).........
Sitzhaltung..............................................
Sehtraining..............................................
Entspannungsübungen am Arbeitsplatz......................
Ernährung/Trinkverhalten.................................
Burn-out (LA 1.6)........................................
Konfliktmanagement.......................................
Mobbing..................................................
Suchtprävention..........................................
Postbearbeitung..................................................
Posteingang (LA 3.5).....................................
Eingehende elektronische Post............................
Postausgang (LA 3.5).....................................
38
.38
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40
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.57
.58
.58
© Sol-Verlag GmbH
VII
Ausgehende elektronische Post..........................................................60
E-Brief (elektronischer/digitaler Brief) ..............................................60
Papierformate..........................................................................61
Falzarten............................................................................ 62
Briefprodukte national (LA 3.6)........................................................63
RechtssichererTransport (LA 3.6).......................................................63
GünstigerTransport (LA 3.6)............................................................64
De-Mail (LA 3.7).......................................................................65
Registratur...................................................................................65
Alphabetische Ordnung nach der DIN 5007 (LA 4.1).......................................65
Weitere Ordnungssysteme (LA 4.2).......................................................66
Gründe zur Aufbewahrung von Schriftgut (LA 4.3)........................................68
Wertstufen (LA 4.3) ...................................................................69
Schriftgut lässt sich in vier verschiedene Wertstufen gliedern:........................69
Ablagetechniken (LA 4.4)............................................................. 69
Standorte der Registratur (LA 4.4).....................................................70
Zeitmanagement................................................................................72
Pareto-Prinzip (LA 2.1)................................................................72
Zeitdiebe und Störenfriede (LA 2.1)....................................................72
Eisenhower-Prinzip (LA 2.2)............................................................73
ABC-Anaiyse (LA 2.2)...................................................................74
ALPEN Methode (LA 2.1).................................................................75
Terminmanagement..............................................................................76
Terminplanung (LA 2.3).................................................................76
Terminarten............................................................................76
Terminvergabekriterien.................................................................77
Hilfsmittel für die Terminüberwachung (LA 2.4).........................................77
DigitaleTerminplaner...................................................................77
Weitere Planungsinstrumente............................................................78
Besprechungen und Sitzungen (LA 3.1)..........................................................78
Vorbereiten der Besprechung/Sitzung.................................................. 79
Einrichten des Raumes................................................................ 79
Nachbereiten der Besprechungen.........................................................80
Innerbetrieblicher Schriftverkehr........................................................... 80
Protokoll (LA 3.3).....................................................................80
Aktennotiz.............................................................................81
Tefefonnotiz (LA 3.4)..................................................................81
Aktenvermerk...........................................................................82
Interne Mitteilung (LA 3.2)............................................................83
Speichermedien................................................................................84
Magnetische Speicherung:...............................................................84
Optische Speicherung...................................................................85
Elektronische Speicherung:.............................................................85
Datensicherheit (LA 4.6)......................................................................86
Datenschutz............................................................................86
Datensicherheit........................................................................87
Kommunikationssysteme.........................................................................89
Telefonanlage .........................................................................89
Verhalten am Telefon ..................................................................90
Telefax (LA 3.7).......................................................................91
E-Mail (LA 3.2)........................................................................92
Elektronische Signatur.................................................................93
E-Mail-Netiquette (LA 3.2).............................................................94
Normgerechtes Schreiben und Gestalten....................................................... 95
Satzzeichen und Schreibweisen von Wörtern............................................ 95
Schreibweisen in Verbindung mit Zahlen.................................................97
Texte normgerecht gestalten...................................................................99
Gliederung von Texten................................................................ 99
VIII © Sol-Veriag GmbH
Absätze.................................................................................99
Einrücken und Zentrieren................................................................99
Nummerierung............................................................................99
Aufzählung..............................................................................99
Typografie...................................................................................100
Corporate Design für betriebliche Schriftstücke........................................100
Formatvorlagen verwenden...............................................................101
Normgerechte Tabellen einfügen.........................................................101
Formulare (Vordrucke) konzipieren......................................................103
Zielgruppenorientiert und übersichtlich gestalten......................................103
Verständlich formulieren...............................................................103
Telefonieren auf Englisch (LA 3.4)............................................................104
Manual: Methoden und Techniken 105
Arbeitstechniken........................................................................... 105
Texte markieren ........................................................................105
Inhalte strukturieren und visualisieren.................................................106
MindMaps erstellen......................................................................107
Checklistentechnik anwenden.............................................................109
Informationsblätter erstellen (LA 1.1)..................................................110
Referate halten................................................................................111
Referate vorbereiten, durchführen, nachbereiten.........................................111
Referaten zuhören.......................................................................111
Metakognitive Lernstrategien - Lernfortschritt kontrollieren...................................112
Lernzuwachs reflektieren ...............................................................112
Kreativitätstechniken einsetzen............................................................ 113
Brainstorming organisieren............................................................ 113
Kartenabfrage arrangieren...............................................................114
Clustering im Team durchführen..........................................................115
Placemat................................................................................116
Medien gestalten...................................................................... .....117
Plakate gestalten.......................................................................117
Overheadfolien gestalten...............................................................118
Professionell präsentieren.....................................................................119
Präsentation planen ....................................................................119
Präsentation gestalten..................................................................121
Präsentationsmöglichkeiten nutzen.......................................................123
Präsentation vorbereiten.............................................................. 124
Nonverbale Kommunikation................................................................125
Stimme..................................................................................125
Andere optische Zeichen............................................................... 126
Sei immerdu selbst......................................................................126
Ohne Lampenfieber geht es nicht.........................................................127
Den Auftritt vorbereiten................................................................128
Präsentation nachbereiten...............................................................128
Reflexion der Teilnehmer................................................................129
Gestaltungsregeln für digitale Präsentationen................................................ 129
Kugellager..............................................................................131
Gruppenpuzzfe...........................................................................132
Leittextmethode.........................................................................133
Manual: Wordfunktionen 134
Seite einrichten .......................................................................134
Rechtschreibprogramm....................................................................134
Kopf- und Fußzeilen gestalten...........................................................135
Dokumentvorlagen erstellen ........................................................... 137
© Sol-Verlag GmbH
IX
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Formatvorlagen einrichten...........................................................138
Seitenzahl einfügen.................................................................141
Dokument drucken...........................................................................141
Datei drucken.......................................................................141
PDF-Datei erstellen.................................................................141
Dokumente gestalten........................................................................142
Zeichenformatierung.................................................................142
Absatzformatierung..................................................................142
Spalten einrichten..................................................................142
Schattierung einstellen.............................................................143
Rahmen setzen.......................................................................143
Seitenrand gestalten................................................................143
Format übertragen...................................................................144
Initial einfügen....................................................................144
Symbol einfügen.....................................................................144
Dokumente bearbeiten.......................................................................145
Text suchen.........................................................................145
Text ersetzen.......................................................................146
Dokumente strukturieren....................................................................147
Tabstopp setzen.....................................................................147
Tabellen gestalten..................................................................148
Tabelle positionieren...............................................................150
Gleiche Kopfzeile einfügen..........................................................150
Formulare gestalten (LA 1.3/1.4)....................................................151
Falt- und Lochmarken einfügen.......................................................152
Aufzählung bzw. Nummerierung einfügen...............................................153
Liste mit Ebenen erstellen........................................................ 154
Silbentrennung aktivieren...........................................................155
Visualisierungen im Dokument...............................................................157
Grafiken und Bilder einfügen........................................................157
Bildgröße verändern.................................................................157
Schaubilder erstellen...............................................................158
Abbildungen einfügen.............................................................. 160
Abbildungen beschriften............................................................. ■ · -161
Logo erstellen (LA 1.1).............................................................161
Mathematische Formeln einfügen......................................................162
Verknüpfungen mit Excel oder andere Objekte einfügen
Dokument rationell erstellen.................................................................164
Seriendruck............................................................................164
Seriendruck - Bedingungsfeld ..........................................................168
Seriendruck ֊ Filtern von Daten........................................................169
Textbausteine - AutoText...............................................................170
Inhaltsverzeichnis.....................................................................172
Abbildungsverzeichnis..................................................................173
Screenshot erstellen...................................................................173
Index erstellen........................................................................174
Dokumente überprüfen............................................................... 175
Kommentar einfügen.....................................................................176
Änderungen bearbeiten ............................................................. 177
Literaturverzeichnis.........................................................................179
Index ..................................................................................... 182
X
© Sol-Verlag GmbH
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