Verwaltungsorganisation:
Gespeichert in:
| Beteiligte Personen: | , |
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| Format: | Buch |
| Sprache: | Deutsch |
| Veröffentlicht: |
Stuttgart
Kohlhammer
2004
Köln Dt. Gemeindeverl. |
| Ausgabe: | 6., überarb. Aufl. |
| Schriftenreihe: | Schriftenreihe Verwaltung in Praxis und Wissenschaft
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| Umfang: | XXI, 303 S. graph. Darst. |
| ISBN: | 3555013270 |
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Inhaltsverzeichnis
Vorwort zur 6. Auflage VII
Vorwort zur 1. Auflage VIII
Zu diesem Buch XXI
1. Abschnitt. Grundlagen
1.1 Situation der Organisationsarbelt heute 1
1.2 Begriffliche Abgrenzungen 2
1.2.1 Organisieren, Organisation 2
1.2.2 Organisation und Improvisation 4
1.2.3 Organisation und Rationalisierung 5
1.2.4 Organisationsmanagement 5
1.2.5 Erläuterung weiterer Begriffe 6
1.2.5.1 Zur Notwendigkeit dieser Erläuterungen 6
1.2.5.2 Einzelne Begriffe 7
1.3 Ziele des Organisierens 8
1.3.1 Zur Bedeutung von Zielen 8
1.3.2 Verwaltungsziele 9
1.3.3 Ziele in Bezug auf die Erwartungen der Mitarbeiter 9
1.3.4 Ziele in Bezug auf die Erwartungen der Bürger 10
1.3.5 Rechtmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Effektivität, Flexibilität 10
1.4 Objekte des Organisierens 11
1.4.1 Obersicht 11
1.4.2 Aufgaben 11
1.4.2.1 Allgemeiner Aufgabenbegriff 11
1.4.2.2 Öffentliche Aufgaben 12
1.4.2.3 Aufgaben und Ziele 12
1.4.2.4 Aufgabe und Leistung 14
1.4.2.5 Aufgabe und Produkt 14
1.4.2.6 Unmittelbare und mittelbare Aufgaben 15
1.4.3 Menschen 15
1.4.3.1 Menschen als Mitarbeiter 15
1.4.3.2 Anforderungen an Mitarbeiter 15
1.4.3.3 Anforderungen der Mitarbeiter 16
1.4.3.4 Organisation und Mensch 17
IX
Inhaltsverzeichnis
1.4.3.5 Personalkosten 18
1.4.4 Arbeitsmittel 19
1.4.4.1 Begriff 19
1.4.4.2 Ausstattung des Arbeitsplatzes 19
1.4.4.3 Herkömmliche Mittel zur Informationsverarbeitung 20
1.4.4.4 Informationstechniken 20
1.4.4.5 Sachkosten eines Arbeitsplatzes 21
1.5 Träger der Organisationsarbeit 22
1.5.1 Grundsätze 22
1.5.2 Vor und Nachteile dezentraler bzw. zentraler Organisations¬
verantwortung 22
1.6 Exkurs: Organisationstheorien 23
1.6.1 Vorbemerkung 23
1.6.2 Physiologischer Ansatz 24
1.6.3 Bürokratischer Ansatz 25
1.6.4 Administrativer Ansatz 25
1.6.5 Human Relations Ansatz 26
1.6.6 Motivationstheoretischer Ansatz 27
1.6.7 Entscheidungstheoretischer Ansatz 27
1.6.8 Systemansatz 28
2. Abschnitt. Instrumente des Organisieren«
2.1 Vorbemerkung 31
2.2 Aufgabenplanung 33
2.2.1 Inhalt und Bedeutung 33
2.2.2 Aufgabengliederung 33
2.2.2.1 Erfassung der Aufgaben 33
2.2.2.2 Gliederung der Aufgaben 34
2.2.2.3 Bildung von Aufgabengruppen 37
2.2.2.4 Aufgabengliederung und Verwaltungsstruktur 37
2.2.3 Aufgabenkritik 37
2.2.3.1 Inhalt und Bedeutung 37
2.2.3.2 Ziele der Aufgabenkritik 38
2.2.3.3 Verfahren der Aufgabenkritik 39
2.2.3.3.1 Bestandsaufnahme 39
2.2.3.3.2 Organisation der Bestandsaufnahme 40
X
Inhaltsverzeichnis
2.2.3.4 Entscheidung über Maßnahmen der Aufgabenkritik 41
2.2.3.5 Schwierigkeiten 41
2.2.4 Exkurs: Aufgaben und Verwaltungsgliederung in der
Kommunalverwaltung 42
2.2.4.1 Vorbemerkung 42
2.2.4.2 Aufbau des Aufgabengliederungsplans 43
2.2.4.3 Verwaltungsgliederung 45
2.2.4.4 Das Modell der KGSt 45
2.2.4.5 Bildung von Fachbereichen nach dem Konzept der KGSt 47
2.2.5 Exkurs: Produkte und Leistungen als Grundlage der Organisation . 50
2.2.5.1 Produkt, Produktplan 50
2.2.5.2 Aufgaben als Grundlage 50
2.2.5.3 Entwicklung eines Produktplans 51
2.2.5.4 Produktbeschreibungen 55
2.3 Planung der Verwaltungsstruktur 55
2.3.1 Inhalt und Bedeutung 55
2.3.2 Stellenarten 56
2.3.2.1 Stellen für Sachbearbeiter 56
2.3.2.2 Stellen für Unterstützungskräfte 57
2.3.2.3 Leitungsstellen 57
2.3.3 Linienorganisation 58
2.3.3.1 Linienorganisation als Rahmen 58
2.3.3.1.1 Formen der Linienorganisation 58
2.3.3.1.2 Unterscheidung von Stellen und Personenhierarchie 61
2.3.3.1.3 Leitungsspanne 62
2.3.3.2 Konzept einer Verwaltungsstruktur (Linie) 63
2.3.4 Ergänzungen der Linienorganisation 65
2.3.4.1 Formen 65
2.3.4.2 Konzept der Ergänzungen der Linie 70
2.3.5 Zentralstellen 71
2.3.5.1 Formen 71
2.3.5.2 Querschnittseinheiten 71
2.3.5.3 Zentrale Dienste 72
2.3.5.4 Zentrale Steuerungsunterstützung 72
2.3.5.5 Zentrales Controlling 73
2.4 Arbeltsgestaltung 73
2.4.1 Inhalt und Bedeutung 73
2.4.1.1 Gestaltung von Arbeitsprozessen 73
XI
Inhaltsverzeichnis
2.4.1.2 Gestaltung von Geschäftsprozessen 76
2.4.1.3 Business Reengineering 77
2.4.1.4 Empirisches und konzeptionelles Vorgehen 77
2.4.2 Arbeitsanalyse 78
2.4.2.1 Ziel und Methodik 78
2.4.2.2 Erscheinungsformen der Arbeit 80
2.4.2.3 Feinheit der Analyse 80
2.4.3 Arbeitssynthese 81
2.4.3.1 Ziel und Methodik 81
2.4.3.2 Kriterien der Arbeitsverbindung 81
2.4.3.3 Standardisierung von Arbeitsabläufen 82
2.4.3.4 Gestaltung von Arbeitsabläufen 83
2.4.3.5 Besonderheiten bei der Einführung von Informationstechniken 83
2.4.4 Arbeitsverteilung 86
2.4.4.1 Leitgedanken der Stellenbildung 86
2.4.4.2 Zuordnung der Entscheidungsbefugnisse 87
2.4.5 Exkurs: Problem der Arbeitsteilung 88
2.4.5.1 Formen der Arbeitsteilung 88
2.4.5.2 Auswirkungen der Arbeitsteilung 88
2.4.5.3 Vermeidung negativer Auswirkungen 89
2.5 Stellenbemessung 91
2.5.1 Inhalt und Bedeutung 91
2.5.2 Ermittlung der zu leistenden Arbeit 92
2.5.2.1 Einzelfallbezogene Arbeiten 92
2.5.2.2 Einzelfallübergreifende Arbeiten 94
2.5.3 Feststellung der Arbeltsmenge (Fallzahl) 94
2.5.4 Ermittlung der mittleren Bearbeitungszeit 95
2.5.4.1 Zeitfeststellungen 95
2.5.4.2 Leistungsgradbeurteilung 96
2.5.5 Berechnung der Gesamtarbeitsminuten 99
2.5.6 Arbeitszeit einer Arbeitskraft 99
2.5.7 Berechnung des Stellenbedarfs 101
2.5.8 Besonderheiten der Stellenbemessung 101
2.5.8.1 Schwankungen der Arbeitsmenge 101
2.5.8.2 Schwankungen der Personalkapazität 102
2.5.8.3 Arbeitserledigung nur zu bestimmten Zeiten 102
2.5.9 Vereinfachte Stellenbemessung 103
2.5.9.1 Ziel 103
2.5.9.2 Einschränkung des Untersuchungsbereichs 103
XII
Inhaltsverzeichnis
2.5.9.3 Stellenbemessung nach Richtzahlen 103
2.5.9.4 Stellenbemessung aufgrund von Erfahrungen 104
2.6 Stellenbewertung 105
2.6.1 Inhalt und Bedeutung 105
2.6.2 Festlegung der Anforderungen 106
2.6.3 Bildung einer Rangordnung 107
2.6.3.1 Summarische Verfahren 107
2.6.3.2 Analytische Verfahren 109
3. Abschnitt. Techniken des Organisierens
3.1 Vorbemerkung 112
3.1.1 Allgemeines 112
3.1.2 Auswahl der Techniken 113
3.1.3 Fragen zur Analyse der Bestandsaufnahme 113
3.1.3.1 Fragen in Bezug auf die Verwaltungsziele und Organisation 114
3.1.3.2 Fragen in Bezug auf die Erwartungen der Mitarbeiter 115
3.1.3.3 Fragen in Bezug auf die Erwartungen der Bürger 116
3.2 Techniken zur Erhebung von Daten 116
3.2.1 Akten und Belegauswertung 116
3.2.1.1 Inhalt und Bedeutung 116
3.2.1.2 Durchführung 116
3.2.1.3 Anwendungsbereich 116
3.2.1.4 Vor und Nachteile 117
3.2.2 Mündliche Befragung 117
3.2.2.1 Inhalt und Bedeutung 117
3.2.2.2 Durchführung 117
3.2.2.3 Anwendungsbereich 120
3.2.2.4 Vor und Nachteile 120
3.2.3 Schriftliche Befragung 121
3.2.3.1 Inhalt und Bedeutung 121
3.2.3.2 Durchführung 121
3.2.3.3 Anwendungsbereich 121
3.2.3.4 Vor und Nachteile 122
3.2.3.5 Punktabfrage, Kartenabfrage 122
3.2.4 Dauerbeobachtung 123
3.2.4.1 Inhalt und Bedeutung 123
Xlii
Inhaltsverzeichnis
3.2.4.2 Durchführung 123
3.2.4.3 Anwendungsbereich 124
3.2.4.4 Vor und Nachteile 124
3.2.5 Multimomentverfahren 124
3.2.5.1 Inhalt und Bedeutung 124
3.2.5.2 Durchführung 125
3.2.5.3 Anwendungsbereich 131
3.2.5.4 Vor und Nachteile 131
3.2.6 Tägliche Arbeitsaufzeichnungen 132
3.2.6.1 Inhalt und Bedeutung 132
3.2.6.2 Durchführung 133
3.2.6.3 Anwendungsbereich 138
3.2.6.4 Vor und Nachteile 138
3.2.7 Laufzettelverfahren 138
3.2.7.1 Inhalt und Bedeutung 138
3.2.7.2 Durchführung 139
3.2.7.3 Anwendungsbereich 141
3.2.7.4 Vor und Nachteile 142
3.2.8 Zeitaufnahme 142
3.2.8.1 Inhalt und Bedeutung 142
3.2.8.2 Durchführung 143
3.2.8.3 Anwendungsbereich 144
3.2.8.4 Vor und Nachteile 144
3.3 Techniken zur Darstellung von Abläufen 145
3.3.1 Arbeitsablaufdarstellung 145
3.3.1.1 Inhalt und Bedeutung 145
3.3.1.2 Grundformen der Verknüpfung von Arbeitsabläufen 145
3.3.2 Verbale Beschreibung 148
3.3.3 Rasterdarstellung 148
3.3.4 Balkendiagramm 150
3.3.5 Ablaufdarstellung nach Tätigkeitsarten 151
3.3.6 Blockdiagramm 154
3.3.7 Folgestrukturdarstellung 160
3.3.8 Felddarstellung 162
3.4 Techniken zur Erhebung von Strukturen 165
3.4.1 Aufgaben und Arbeitsanalyse 165
3.4.1.1 Inhalt und Bedeutung 165
XtV
Inhaltsverzeichnis
3.4.1.2 Grundlagen 165
3.4.1.3 Durchführung 171
3.4.1.4 Anwendungsbereich 183
3.4.1.5 Vor und Nachteile 184
3.4.2 Funktionsanalyse 184
3.4.2.1 Inhalt und Bedeutung 184
3.4.2.2 Durchführung 185
3.4.2.3 Anwendungsbereich 187
3.4.2.4 Vor und Nachteile 187
3.4.3 Kommunikationsanalyse 187
3.4.3.1 Inhalt und Bedeutung 187
3.4.3.2 Durchführung 188
3.4.3.3 Anwendungsbereich 192
3.4.3.4 Vor und Nachteile 192
3.4.4 Entscheidungstabellen 193
3.4.4.1 Inhalt und Bedeutung 193
3.4.4.2 Aufbau 193
3.4.4.3 Anwendungsbereich 195
3.3.4.4 Vor und Nachteile 195
3.4.5 Stellenbeschreibung 196
3.4.5.1 Inhalt und Bedeutung 196
3.4.5.2 Fertigen von Stellenbeschreibungen 198
3.4.5.3 Anwendungsbereich 199
3.4.5.4 Vor und Nachteile 199
3.5 Planungs und Bewertungstechniken 202
3.5.1 Netzplantechnik 202
3.5.1.1 Inhalt und Bedeutung 202
3.5.1.2 Aufstellung des Netzplans 202
3.5.1.3 Anwendungsbereich 205
3.5.1.4 Vor und Nachteile 206
3.5.2 Nutzwertanalyse 206
3.5.2.1 Inhalt und Bedeutung 206
3.5.2.2 Durchführung 207
3.5.2.3 Anwendungsbereich 209
3.5.2.4 Vor und Nachteile 209
XV
Inhaltsverzeichnis
3.6 Stellenbewertung 210
3.6.1 Inhalt und Bedeutung 210
3.6.2 Bewertungsmerkmale 210
3.6.3 Stufenbeschreibungen 217
3.6.4 Durchführung 217
3.6.5 Anwendungsbereich 221
3.6.6 Vor und Nachteile 221
4. Abschnitt. Techniken der Moderation und Ideenfindung
4.1 Vorbemerkung 222
4.1.1 Allgemeines 222
4.1.2 Kreativität und Phantasie Voraussetzung für neue Lösungen 222
4.1.3 Idealtypische Phasen einer Problemlösung 222
4.1.4 Probleme lösen in Gruppen 224
4.2 Moderation 226
4.2.1 Inhalt und Bedeutung 226
4.2.2 Durchführung 226
4.2.3 Anwendungsbereich 228
4.2.4 Vor und Nachteile 228
4.3 Visualisierung 228
4.3.1 Inhalt und Bedeutung 228
4.3.2 Hilfsmittel der Visualisierung 229
4.3.3 Durchführung 230
4.3.4 Anwendungsbereich 230
4.3.4 Vor und Nachteile 230
4.4 Techniken der Moderation 231
4.4.1 Punktabfragen, Kartenabfragen 231
4.4.1.1 Inhalt und Bedeutung 231
4.4.1.2 Durchführung 231
4.4.1.3 Anwendungsbereich 235
4.4.1.4 Vor und Nachteile 235
4.4.2 Listen und Präsentationen 235
4.4.2.1 Inhalt und Bedeutung 235
4.4.2.2 Durchführung 236
4.4.2.3 Vor und Nachteile 238
XVI
Inhaltsverzeichnis
4.4.3 Informationsmarkt 238
4.4.3.1 Inhalt und Bedeutung 238
4.4.3.2 Durchführung 239
4.4.3.3 Anwendungsbereich 240
4.4.3.4 Vor und Nachteile 240
4.5 Techniken der Ideenfindung 241
4.5.1 Brainstorming 241
4.5.1.1 Inhalt und Bedeutung 241
4.5.1.2 Durchführung 241
4.5.1.3 Einbindung in einen Problemlösungsprozeß 243
4.5.1.4 Anwendungsbereich 244
4.5.1.5 Vor und Nachteile 244
4.5.2 Brainpool, Methode 635 245
4.5.2.1 Inhalt und Bedeutung 245
4.5.2.2 Durchführung 245
4.5.2.3 Vor und Nachteile 245
4.5.3 CNB Verfahren 246
4.5.3.1 Inhalt und Bedeutung 246
4.5.3.2 Durchführung 246
4.5.3.3 Anwendungsbereich 246
4.5.3.4 Vor und Nachteile 246
4.6 Einsatz einzelner Techniken der Moderation und Ideenfindung . 247
5. Abschnitt. Strategien organisatorischer Veränderungen
5.1 Vorbemerkung 249
5.2 Organisationsuntersuchung 250
5.2.1 Inhalt und Bedeutung 250
5.2.2 Planung der Untersuchung 251
5.2.2.1 Planungsauftrag 251
5.2.2.2 Planung der Untersuchung 251
5.2.3 Hauptuntersuchung 253
5.2.3.1 Untersuchungsauftrag 253
5.2.3.2 Aufnahme des Ist Zustandes 253
5.2.3.3 Analyse des Ist Zustandes 254
5.2.3.4 Entwicklung des Soll Vorschlags 254
XVII
hihattsverzeichnis
5.2.3.5 Präsentation 254
5.2.4 Entscheidung 255
5.2.5 Einführung 255
5.2.6 Umsetzung, Kontrolle 255
5.2.7 Beteiligung der Mitarbeiter 256
5.2.7.1 Notwendigkeit und Umfang 256
5.2.7.2 Techniken der Beteiligung 257
5.2.7.3 Mitarbeit an der Untersuchung 257
5.2.7.4 Beteiligung des Personalrates 258
5.2.8 Erweiterung des Untersuchungsansatzes: Einbeziehung der von
Mitarbeitern genannten Probleme 258
5.3 Wertanalyse 259
5.3.1 Inhalt und Bedeutung 259
5.3.2 Durchführung 260
5.4 Organisationsentwicklung 262
5.4.1 Inhalt und Bedeutung 262
5.4.2 Ablauf des OE Prozesses 263
5.4.3 Interventionen im OE Prozeß 264
5.5 Lernende Organisation 266
5.5.1 Inhalt und Bedeutung 266
5.5.2 Voraussetzungen 266
5.5.3 Konsequenzen 267
5.6 Organisation der Organisationsarbeit 267
5.6.1 Organisationsaufgaben 267
5.6.2 Einrichtung der Organisationsstelle 268
5.6.3 Organisation der Organisationsstelle 270
5.6.3.1 Vorbemerkung 270
5.6.3.2 Ziele des Organisierens 270
5.6.3.3 Organisationsplanung 271
5.6.3.4 Arbeitsverteilung 272
5.6.4 Organisator im Fachbereich 273
5.6.5 Beratung durch Externe 274
5.6.5.1 Kommunale Gemeinschaftsstelle 274
5.6.5.2 Unternehmensberater 274
XVIII
Inhaltsverzeichnis
6. Abschnitt. Steuerung der Verwaltung
6.1 Vorbemerkung 276
6.2 Steuerung durch Zuteilung von Ressourcen 276
6.2.1 Leitgedanken 276
6.2.2 Vorteile 277
6.2.3 Nachteile 279
6.2.3.1 Mittelbare Steuerung in Bezug auf die Leistungen 279
6.2.3.2 Fehlen eindeutiger Zielvorgaben 280
6.2.3.3 Trennung von Fach und Ressourcenverantwortung 280
6.3 Steuerung durch Vorgabe von Produkten und Budgets 281
6.3.1 Leitgedanken 281
6.3.2 Steuerungsinstrumente 282
6.3.2.1 Vorgabe von Produkten 282
6.3.2.2 Vorgabe von Budgets 283
6.3.2.3 Vorgabe eines Handlungsrahmens 284
6.3.2.4 Kontraktmanagement 284
6.3.3 Vorteile 285
6.3.3.1 Unmittelbare Steuerung in Bezug auf die Leistungen 285
6.3.3.2 Einheit von Fach und Ressourcen Verantwortung 286
6.3.4 Nachteile 287
6.3.4.1 Einschränkung der Vorteile zentraler Steuerung 287
6.3.4.2 Das Steuerungskonzept ist komplex 287
Literaturverzeichnis 288
Stichwortverzeichnis 301
XIX |
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